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回复询盘的五大要决
发表时间:2011-8-17 17:00:53 来源:中国出口退税咨询网 [我要挑错]

  按客户不同,轻重缓急不同,将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行;对新客户有必要进行仔细分析,通过分析了解清楚买家的意图,采购兴趣,公司实力等详细情况。总之,对买家的要求了解越多,回复就越能够引起买家的注意和兴趣。

  具体来说,买家首次来函,如果内容简单,对商品品种,规格等都是泛泛而指,很显然他是来了解行情的,或只是联系一下而已,下单的可能性较小。对于这类查询,只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

  对于那些查询具体产品,甚至列出了详细规格的客户,表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的,所以供应商在收到查询后必须慎重对待。一定要及时回复。为了增加回复的吸引力和说服力,在回复新客户时,除了在邮件中回复客户关心的问题,最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户,让客户更全面透彻地了解公司。对外商的查询回复一定要快。但是,光“快”还不够的,还要“准”,供应商给买家回复电子邮件时,要尽量遵循以下5大要决:
   
    准确:要将回复信写得很清楚,首先要正确理解买家来函的准确意思,如有不清楚的地方,则应立即去函向客户询问了解,切忌一知半解;其次,供应商要将自己的意思表达清楚准确,将自己公司介绍清楚,多使用有说服力,准确的数据,切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容;

  全面:一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面,包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴;另外,邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥,往往内容简单,结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写,这在正式的商务来往中是不可取的;

  具体:给买家回复的信息无疑越具体,越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户,也需要将明确具体的信息传递给自己的客户,所以,如果内容不详细,肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问,耽误大家的时间和精力;

  清楚:电子邮件也应象传统的商业书信一样,不论是排版还是语句都应整洁明了,少使用难懂的词语或表达法;

  礼貌:礼貌的重要性自不用说,但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的,要多使用正式的表达,少用口语语气,尊重对方的风土人格,禁忌和宗教信仰;人称表达上要尽量少用第一人称,多用“you”,以表示尊重对方,用第一人称时要用“we”代替“i”等等,很多买家在选择供应商时,特别是长期的合作伙伴时,特别注重供应商是否专业,除了经营产品专一,行业知识丰富外,一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”,提升企业形象。

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